Der perfekte Messeauftritt für Ihr Label – Teil 2

In der letzten Woche sind wir bereits die Grundlagen eines Messeauftritts mit Ihnen durchgegangen. Wir haben erklärt, warum es gerade in der Modebranche so wichtig ist, öffentliche Auftritte zu nutzen. Nicht nur lassen sich auf solchen Veranstaltungen neue Kundenkreise akquirieren, auch der eine oder andere Businesskontakt wird sich ergeben, der Ihnen auf Ihrem Weg zum Erfolg weiterhelfen kann. Während wir den Fokus beim letzten Mal aber noch auf die theoretische Planung Ihres Messeauftritts gelegt haben und Ihnen erklärt haben, wie Sie klare Ziele definieren, Ihr Budget kalkulieren und den Stand konzipieren, wollen wir diese Woche mit der praktischen Vorbereitung fortfahren. Bevor Sie zur nächsten Messe aufbrechen gilt es, einiges vorzubereiten, um das meiste aus dieser Veranstaltung herauszuholen.

Die entsprechende Vorbereitung

Sie wissen zu diesem Zeitpunkt der Vorbereitungen sicherlich bereits, wann für Sie die Anreise beginnt,  in welcher Halle sich Ihr Stand befindet, wer vom Personal an welchen Tagen auf der Messe präsent sein wird und haben die Hotelübernachtungen geplant und gebucht. All diese Infos sind für die klare Vorbereitung der Messe essentiell, weshalb der aktiven Phase auch stets verschiedene Schritte der Planung vorausgehen sollten. Gerade Hotels müssen in der Regel schon Monate vor der eigentlichen Messe gebucht werden. Gleiches betrifft Buchungen für das Catering oder andere externe Dienstleistungen.

Den Messeauftritt ankündigen und Einladungen verteilen

Besuchermarketing sollte im Idealfall schon vor Start der Messe beginnen. Sobald Sie die Bestätigung dafür haben, dass Ihr Unternehmen auf der Messe vertreten sein wird, kann mit der Bewerbung dieser Veranstaltung begonnen werden. Im Idealfall nutzt man dafür alle zur Verfügung stehenden Werbeformen und arbeitet crossmedial, um potentielle Kunden sowie Geschäftskontakte über die Pläne zu informieren. Viele versäumen besonders diesen Teil der Vorbereitung. Das mag damit zusammenhängen, dass man von der Messe annimmt, dort bereits ausreichend Zielpublikum anzutreffen. Darauf sollte man sich aber nie verlassen. Selbst mit einem ansprechend und auffällig gestalteten Stand an einer tollen Position können einem den Erfolg nicht garantieren. Verfügt Ihr Label daher über eine tolle und hochfrequentierte Online Präsenz, können gerade diese Newsletter und Social Media Kanäle dazu genutzt werden, den Messestandort sowie gegebenenfalls vor Ort geplante Aktionen anzukündigen. Viele Unternehmen nutzen das auch, um bereits im Vorfeld Tickets an Besucher zu verlosen und nutzen das als kundenbindende Maßnahme.

Das eigene Personal schulen

Gerade dann, wenn Sie mit Ihrem Unternehmen noch nicht viele Messen mitgemacht haben und das gleiche auch Ihre Mitarbeiter betrifft, ist eine ausreichende Schulung essentiell. Die Schulung des beteiligten Personals sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Anstatt vielleicht einfach eine schriftliche Info auszuhändigen, sollte stattdessen ein gesonderter Termin für einen Workshop oder ein internes Meeting gelegt werden, damit über den bevorstehenden Termin gesprochen werden kann. Jeder Mitarbeiter sollte die vorrangigen Unternehmensziele kennen. Außerdem sollte jeder Mitarbeiter mit den  eigenen Aufgaben vertraut sein. Einige sind vielleicht in der Kommunikation stärker, während andere vorrangig logistische Aufgaben innehaben. Auch der Dresscode sollte thematisiert werden. Eine klare Ansage vor der Abreise hilft, Unklarheiten vorzubeugen. Das einheitliche Erscheinungsbild der Mitarbeiter vermittelt den Messebesuchern dann einen guten Eindruck Ihres Unternehmens. Aber nicht nur Planung ist wichtig, um das Team richtig vorzubereiten. Gerade an einem langen Messetag, kann schnell Frust aufkommen. Es wird hektisch oder der Tag verläuft nicht so, wie man es sich gedacht hat. Dafür sollte das Team unbedingt motiviert gehalten werden. Die Arbeit sollte sinnvoll aufgeteilt werden. Außerdem sollten neben Sitzgelegenheiten auch Erfrischungen vorhanden sein und ausreichend Zeit für Pausen geboten werden.

Die nötigen Einkäufe tätigen

Für die Messe werden sicher einige Produkte benötigt, die man als Unternehmen nicht immer vorrätig hat. Das bezieht sich nicht nur auf die hinlängliche Ausstattung vom Stand selbst, sondern auch auf Promoartikel wie bedruckte Flyer oder Werbeshirts. Diese sollten rechtzeitig designt und bestellt werden, damit man im Zweifelsfall rechtzeitig Ersatz besorgen kann, falls die Qualität nicht den eigenen Ansprüchen entspricht. Grundsätzlich können wir hier nur dazu raten, nicht an Zeit und Budget zu sparen, damit sich am Ende auch der Aufwand der Messe entsprechend lohnt.

In der nächsten Woche geht es bei uns dann weiter mit dem Messeauftritt selbst. Wie Sie Ihre Werbeshirts und Promoartikel am sinnvollsten einsetzen, Kontakte treffen und spannende Gespräche führen, darüber informieren wir Sie dann.

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